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          物業檔案庫房的管理

          時間:2021-04-02 09:38來源:www.33beidao.com 作者:湖南物業網 點擊:
          物業檔案庫房的管理 (一)檔案分庫的一般原則 檔案如何分庫存放,是庫房管理的重要一環。這一步考慮周全了,就為以后的庫房管理奠定了基礎,會省去很多麻煩和困難。需要特別注意的是,不同載體的檔案要盡量分庫存放,聲像檔案和檔案縮微膠片應單獨存放。 (二)檔案

                物業檔案庫房的管理
              (一)檔案分庫的一般原則
              檔案如何分庫存放,是庫房管理的重要一環。這一步考慮周全了,就為以后的庫房管理奠定了基礎,會省去很多麻煩和困難。需要特別注意的是,不同載體的檔案要盡量分庫存放,聲像檔案和檔案縮微膠片應單獨存放。
              (二)檔案裝具的排放要求
              檔案裝具在庫內排放,應本著便于檔案的提調、運送、采光、空氣流動、整齊美觀的要求。庫房門應對著庫內的主通道,主通道的凈寬不少于1.5m。固定式的裝具,相鄰兩排之間的凈寬應不少于0.8m。為便于通風和防潮,裝具不能緊貼墻壁,與墻壁的距離應不少于8cm,裝具于墻壁之間的通道不少于0.6m。有窗戶的庫房,裝具的行排應與窗戶垂直,利于通風和避免室外光線直射檔案。
              各排裝具靠近主通道的一端,應有整齊統一的側板,以便于貼插標簽。
              (三)檔案的排列次序和方法
              檔案在庫內的排放次序,包括檔案裝具的編排次序、全宗內各類項檔案之間的排列次序,以及同一類項檔案在柜架上的排放次序。
              裝具在庫內的編排次序,應根據庫房的形狀、裝具的排放方式而定。無論是固定式柜架還是活動式柜架,其編排次序一般是:人站在庫內主通道上,面對各排行柜架,左起第一排為首排,右起第一排為末排。
              全宗內檔案的排放要保持相互之間的聯系,按照分類方案逐類排放。每類檔案排完后預留一定的空間。
              檔案在柜架內的排放次序,應先左后右,先上后下。對于一個檔架來說,起始卷號在架的左上角,終止卷號在架的右下角。一個排面的檔案排放滿后,轉到背面的柜架,仍是按前一排面的方式次序排列。
              檔案在裝具內不應放得過緊過擠,以免給提取和存放帶來困難,并因此造成卷皮和卷盒的損傷。此外,每一類項的排尾,要空留一定數量的裝具空間,以備以后檔案增補、修復或改裝卷盒卷皮時的體積增大。
              (四)檔案柜架貼插標簽
              檔案柜架貼插標簽,是庫房管理中的一項必須工作。其作用在于:使庫房管理人員明了檔案存放位置,便于提還檔案,便于新來工作人員熟悉環境、業務,便于檢查、參觀。
              具體做法是,在每一排柜架靠近主通道的一端,在適當高度位置統一貼插字體工整醒目的標簽,每一柜架內的各個隔層,也要標明檔案類項名稱和案卷起止號,以便查找和提還案卷。
              檔案裝具標簽內容包括全宗名稱、全宗號、分類號、項目號、案卷起止號、年度、保管期限、箱柜號。
              (五)物業檔案存放位置索引
              為了便于保管工作人員和提供利用工作人員全面掌握檔案存放情況,迅速地提還檔案,物業檔案分庫分類排好之后,應該編制《檔案存放位置索引》(或稱《檔案存放地點索引》)。依其作用分為兩種:
              其一,是指明檔案存放位置的,以檔案類項為單位,標明存放處所。
              其二,是指明各檔案庫房保存檔案情況的,以檔案庫房和檔案架(柜)為單位,標明所存放的是何種檔案。
              上述兩種索引,按形式又可分為書本式和卡片式兩種。第二種并可采取圖表形式,把每個庫房(樓、層、房間)內檔案的存放情況繪成示意圖,懸掛在醒目的地方,以便隨時參看。這兩種索引的詳略程度和項目,可根據檔案館(室)的具體情況決定。
              (六)庫房衛生
              檔案庫房衛生是庫房管理中的經常性工作,是檔案保護技術中諸多內容的一個重要項目,關系到檔案的生蟲、長霉、污染、磨損等問題。庫房衛生的要求是:(1)地板、門窗、墻壁、燈具及頂棚保持光潔明亮;(2)檔案柜架各部位及所放檔案和包裝材料清潔無土;(3)檔案放置整齊,其他器材物品放置有序;(4)與庫房管理無關的器材、雜物一律不準存放等。
              為保證庫房衛生清潔,還應采取以下措施:(1)新建或改建庫房時,地板應為水磨石;(2)在資金允許的條件下,將墻壁四周和頂棚粘貼墻布或涂刷涂料;(3)窗戶要嚴實,最好少設或不設窗戶;(4)對新增添的裝具,接收或征集來的檔案、出庫利用較久的檔案,入庫前必須進行擦洗、除塵和消毒;(5)管理人員入庫必須穿工作服、換鞋,非庫房管理人員禁止入庫,盡量少接待或不接待庫房參觀;(6)堅持經常和定期進行清掃衛生和維護工作。
              (七)檔案安全檢查
              定期和不定期地對檔案進行安全檢查,是庫房管理工作中的一項重要內容,是維護檔案安全和完整的一項重要措施。
              1.檢查的內容和目的
              主要從三個方面進行檢查:一是從政治安全方面出發,檢查檔案有無被盜、被損和泄密等情況,及時發現不安全的因素,以便采取有效措施,確保檔案的安全;二是從保護技術方面檢查,看檔案有無發黃變脆、字跡褪色、蟲霉感染、潮濕粘連等自然損毀現象,以便采取相應措施,積極防治;三是從檔案管理方面檢查檔案是否缺少、案卷有否錯位。并應檢查庫房是否進水、門窗是否牢固、消防設備是否齊全、有無異常變化等情況,以便分析原因,改進工作,加強管理,防止意外事故的發生。
              2.檢查方式和方法
              定期檢查一般一年或兩年一次,按檔案目錄逐卷檢查。不定期檢查一般在庫房發生水火災害、檔案被盜或懷疑被盜、發現蟲蛀、鼠咬和霉爛等現象以及檔案保管人員調換工作等情況時進行?上染植繖z查,發現問題再全面檢查。檢查時必須做檢查記錄,以一級類目為單位進行。檢查后應寫出檢查報告,內容包括檢查工作的組織、人員、檢查時間、進行情況、發現的問題,以及妥善處理發現的問題和改進工作的意見等。
              (八)借閱檔案制度
              館內外人員借閱檔案,必須辦理正式借閱手續,填寫提調單。提調單一式二份,一份留庫房存查,一份隨檔案送交利用出納臺。并應嚴格規定:正常情況下,檔案原件不能調離檔案館(室);利用者不得在檔案上作任何圈點勾劃標記;閱覽室內不得吸煙,閱覽桌上不得放置水杯、墨水等易污染檔案之物品;破損、待修的檔案,一律不提供利用;有復印件、縮微品的檔案,除特殊原因經批準同意者外,不再提供檔案原件。

           

           

          (責任編輯:湖南物業網陳)
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